検索技術勉強会2024 Springで司会しました

Search Engineering Tech Talk 2024 Springを5/31にLegalOn Technologiesさんの新オフィス（渋谷サクラステージ）で開催し、司会をしてきました。昨年末の12月に4年ぶりの復活開催から2回目（計6回目）となります。フリーランスになってからこういう場で司会をしたのは初めてかも？

前回は諸事情で裏方スタッフとして手伝っていましたが、今回はオープニングと司会をやってきました。ひさびさにオフラインで人前でしゃべったので、ちょっとグダグダ感が出てしまったかもですが、面白い話をいろいろ聞けて楽しかったです。

今回（前回も含め）はいくつか新しい試みも行ったので自分用のメモとして記録しておこうかなと（セッションの感想などは参加者の皆さんにおまかせします！）。

新しい試み

スピーカーとの連絡方法

スピーカー登録については、知り合いに声をかけてみたり、勉強会のページに用意してあるGoogleフォームで登録をしてもらっています。こちらのGoogleフォームに登録されると、メールやTwitterでコンタクトをとり、今回の開催で日程が合うかどうかを調整しています。

実際に登壇していただく形になったあとに、前回からはsearch-tech-jp（以下のツイートから参加可能なはず）のSlackでプライベートチャンネルを作って連絡をするようにしています。個別に連絡するよりもスタッフの誰かが反応できるようになっているので便利になったかなと。

検索技術に関する情報交換を目的とした Slack を立ち上げました！こちらの招待リンクからご参加ください。 https://t.co/Tca70vuMff
— takuya-a (@takuya_b) March 31, 2021

会場へのアクセススライドを用意してもらった

新しいビルでかつ新しいオフィス（すごくかっこいいオフィスエントランスだった！）ということもあり、入り口がわかりにくいかも？という話が事前のスタッフ打ち合わせで出ました。他社のブログに写真付きでオフィス受付ロビーへの案内を作られているものがあったのですが、さすがに流用するのもわるいですよね？ということになり、スタッフでLegalOn Technologiesの方にスライドを作成していただきました（案内スライド）。

そのうち会社としてアクセスのわかりやすいページなどもできると思いますが、わかりにくい入り口などの場合はこういうのを用意すると便利かもなと。

当日は何人かLegalOn Technologiesのかたに誘導役として経路に立っていただいたので、そちらもわかり安かったのではないかなと思っていますがどうでしょう？（感想聴くの忘れてた。。。）

名札を印刷して持って行った

懇親会で交流してもらいやすくするために次のリポジトリで公開されている名札生成ツールを利用させていただきました。

MasayaAoyama/connpass-nametag-generator： Connpass のイベント参加者の名札を生成するツール群

できたものはこんな感じ（名札に入れた写真を撮り忘れた。。。）。

さてと。便利なツールありがとうございます！https://t.co/Q0r84v0ZDp pic.twitter.com/IcSQRZtVf6
— Jun Ohtani (@johtani) May 31, 2024

当日に印刷して裁断して持参しました。アイコンが登録してあると見やすくていいですね。

スタッフ、スピーカーについては参加者一覧には出てこなかったため、別途追加して印刷するところだけは次回以降も忘れないようにしないとかな。（うまくやれば、Connpassの参加者一覧としてダウンロードできるCSVにスタッフやスピーカーも追加できたりするのかな？）

LTもあり

前回まではスピーカーに登録していただくのは25分のセッションのみとしていました。ただ、これだと初めての方やちょっとしたこと（ちょっと困ってること、こんなこと試してみたよ）を話したい方にはハードルが高いかもしれないなと。あと、LTあればスピーカーするのにという声も見かけました。

当日参加のLTではありませんが、スピーカー登録フォームにLT枠も設けてみました。実際に今回はLTを2本用意していただくことができましたし、いろいろな話題も含められそうだなと。

事前の調整などもあるので今後も当日飛び込みのLTの予定はないですが、LT枠への募集は行っていく予定です。

懇親会が1.5h

今回は開始時間を19時からとしたため、懇親会の時間を長くとることができました（ちょっと懇親会の準備に手間取ってしまいましたが）。そのため、いつもよりもスピーカーや参加者の皆さんの間で話が弾んだんじゃないかな？と思っています。どうだろう？

改善点

いくつか改善できるかも？という点もあるのでこちらもメモを。

名札の配り方

オフィスに入るためにセキュリティゲート前に受付を用意し、記名と引き換えにQRコードを渡して会場まで来ていただき、会場の後ろの机に名札を広げておいて置く形にしました。

印刷したあとで気づいたのですが、受付票にある番号も名札に印刷しておくと名札を受付で渡せたのかもしれないな？と思いました。効率よく名札をつけてもらいつつ入ってもらうのにはどうするのがいいのかなぁ？悩ましいところです。番号あったほうがいいのかな？

スピーカーとのファーストコンタクト

Googleフォームで入力してもらったX（旧Twitter）あてに連絡を入れようとして、フォローされていない方にDMが打てないことがありました。連絡がつかないとしょうがないので、メンションをしたのですがそれでも返信がもらえずに連絡取れないという状況になっていたりします。

メールアドレスのみにするか、search-tech-jpのSlackに登録してもらい、そのアカウントを記入していただくようにしてSlack上でDMをやり取りをしたほうがいいのかもしれないと考えているところです。

事前にSlackに登録していただく必要が出てきてしまうとスピーカー登録のハードルが上がってしまわないかが心配ですが、連絡が取れないよりはいいのかなぁ？どうしたものか。

とりあえず、GoogleフォームにSlackへの導線とSlackアカウントでもOKという記載をして試してみるのがいいのかもな。

開始時間

19時開始となったために、キャンセルしてしまった方とかいるかどうか？というのはちょっと気になる所です。スタッフのみんなにもセッションを聞いてもらいたいので、受付は基本的に勉強会開始のタイミングで閉じるようにしているので。できれば遅いほうがいいなどの意見があるようだったら聞いてみたいけど、そういう人はいたのだろうか？次回開催時にアンケートみたいなのをとるのがいいのかなぁ？

まとめ

話をしていただいたスピーカーの皆さん、参加していただいた参加者の皆さん、会場やフードを提供していただいたLegalOn Technologiesさん、準備で奔走してもらったスタッフの皆さん、ありがとうございました。おかげさまで今回も楽しめました（自分が楽しむために開催してます）。

いくつかチャレンジしてみたこと、チャレンジしてみたいことまだまだありますが、次回の改善につなげられればいいなということでメモを残してみました。

3ヶ月ごとに1度が目標なので、スピーカーや会場探しを次回に向けてがんばらないとなー。

今後も定期的に開催したいので、スピーカー登録、会場やドリンクスポンサー登録をお待ちしております！